หลักสำคัญของการค้นคืนสารสนเทศ

      คือ การค้นหาและนำสารสนเทศที่ตรงตามความต้องการ ส่งให้ผู้ใช้อย่างรวดเร็ว ทันกาล จึงเรียกว่า ระบบการค้นคืนสารสนเทศ เช่น บัตรรายการ สิ่งพิมพ์ดรรชนี เป็นต้น

สรุป การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ คือ กระบวนการในการรวบรวมรายละเอียดของสารสนเทศและทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการกลับคืนมาได้สะดวกและรวดเร็ว ด้วยวิธีและเทคนิกอย่างเป็นขั้นตอน

การเตรียมการในการค้นคืนสารสนเทศ มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังนี้
1.การเตรียมรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการ

      WHO หมายถึงเรื่องราวที่กำลังต้องการค้นหาเกี่ยวกับใคร ได้มีการปรึกษาบุคคลอื่นก่อนหรือไม่และมีการพูดคุยกับกลุ่มหรือบุคคลเป้าหมายใดบ้าง

      WHAT หมายถึง ต้องการสนเมศอะไรบ้างหรือประเภทใดบ้างที่ต้องการการคาดว่าทรัพยากรสารสนเทศใดมีประโยชน์สูงสุดต่อการค้นหา มีการตรวจสอบทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อย่นระยะเวลาในการค้นหาและรูปแบบสารสนเทศที่ต้องการเป็นอย่างไร

      WHERE หมายถึง ข้อมูลที่ต้องการค้นหาเกิดขึ้นที่ไหน สามารถค้นพบได้แหล่งใด และในอนาคตจะสามารถค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้จากที่ไหน

      WHY หมายถึง จะต้องการสารสนเทศมากน้อยแค่ไหน จะนำทรัพยากรสารสนเทศที่รวบรวมมาได้มาสังเคราะห์อย่างไร มีงบประมาณเท่าไร เพียงพอ หรือไม่ที่จะสืบค้น วิธีการค้นหาข้อมูลมี 2 แบบ ทั้งแบบ ออนไลน์ และแบบออฟไลน์ จะขอความช่วยเหลืออย่างไรถ้าเกิดปัญหา และการอ้างอิงทำอย่างไร

2.พิจารณาเลือกฐานข้อมูลโดยให้คำนึงถึง
      -ขอบเขตเนื้อหาสาระของสารสนเทศในฐานข้อมูล
      -ระยะเวลาของส่ารสนเทศที่บันทึกอยู่ในฐานข้อมูล
      -ราคาค่าใช้จ่ายที่ต้องการสืบค้นฐานข้อมูล
      -ภาษาของสารสนเทศ
      -จำนวนสารสนเทศที่มีอยู่และการเพิ่มขึ้นของข้อมูล
      -ลักษณะของสารสนเทศที่ให้เป็นสารสังเขป หรือข้อมูลเต็บรูป
      -บริการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ เช่น การพิมพ์ผลการสืบค้น หรือการส่งข้อมูลผ่าน E-Mail

เทคนิคการค้นคืนสารสนเทศ