เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดอาชีพ

การตรวจสอบข้อมูล
       เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย

การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล
       การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น

การจัดเรียงข้อมูล
       ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง

การคำนวณ
       ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม

การทำรายงาน
       การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ

การจัดเก็บ
       ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม

การทำสำเนา
       หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว

การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล
       เมื่อต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้กว้างขวางมากขึ้น

            Portable Document Format (PDF) คือไฟล์ประเภทหนึ่งในถูกสร้างมาจากโปรแกรม Adobe Acrobatหรือโปรแกรมประเภท PDF Creater ตัวอื่นๆ เหมาะสำหรับการทำเอกสารตัวอย่าง, ใบเสนอราคา, Manual, Sample Picture หรือเอกสารอื่นๆ ปัจจุบันเป็นที่นิยมมากในการทำ e-Document หรือ e-Paper ต่างๆ เนื่องจากไฟล์ที่ได้มีคุณภาพสูง ไม่ผิดเพี้ยนจากต้นฉบับ และผู้ที่นำไฟล์ PDF ไปใช้งาน ก็ไม่สามารถแก้ไขต้นฉบับของเราได้ด้วย ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีโปรแกรมออกมาใหม่ เพื่อที่จะแปลงไฟล์ PDF กลับไปเป็นไฟล์ในรูปแบบเดิมก็ตาม แต่จากการทดลองใช้งานแล้วพบว่า ใช้ได้กับเอกสารภาษาอังกฤษเท่านั้น สำหรับภาษาไทยยังไม่สามารถใช้งานได้ครับ นอกจากนี้ ยังรองรับการอ่านข้อมูลผ่านทาง web page ได้ด้วย

            .docx คือ นามสกุลไฟล์เอกสาร ของโปรแกรม Microsoft Word ซึ่งเวอร์ชั่นที่สามารถเปิดอ่านไฟล์นามสกุลนี้ได้ ต้องเป็น Microsoft Word เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไป ส่วนเวอร์ชั่นที่ต่ำกว่าอย่าง เวอร์ชั่น 2003 นั้นไม่สามารถเปิดอ่านได้ แต่หากต้องการให้ Microsoft Word เวอร์ชั่น 2003 นั้นเปิดไฟล์ .docx ได้ ก็ต้องลงโปรแกรมเสริม ชื่อโปรแกรม Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formatsซึ่งโปรแกรมนี้จะช่วยให้ Microsoft Word เวอร์ชั่น 2003 ทำงานได้เสมือนเป็น เวอร์ชั่น 2007 และทำให้Microsoft office 2003 สามารถเปิดไฟล์ .pptx และ .xlsx ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมอื่นๆ ที่สามารถใช้เปิด ไฟล์ .docx ได้ เช่น Openoffice, Word Reader เป็นต้น




            ไฟล์ที่อยู่ภายใต้การขยาย PPTX ถูกนำมาใช้เพื่อระบุไฟล์นำเสนอที่สร้างขึ้นโดยไมโครซอฟท์PowerPoint, ซอฟแวร์ที่รู้จักกันดีมาใช้ในการสร้างงานนำเสนอที่มีการใช้การแสดงภาพนิ่ง PowerPoint Microsoftยังสนับสนุนการใช้วัตถุสื่อที่แตกต่างกันเช่นภาพเสียงและไฟล์วิดีโอเชื่อมโยงหลายมิติและวัตถุมัลติมีเดียอื่น ๆ ที่สามารถจัดได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ยังอาจจะนำเสนออยู่บนคอมพิวเตอร์และสำรวจผ่านคำสั่งของพรีเซนเตอร์ ไฟล์ PPTX ทำให้การใช้งานของ Open XML รูปแบบซึ่งเอกสารข้อมูลเป็นคอลเลกชันของแต่ละไฟล์ในไฟล์บีบอัดซึ่งแตกต่างจากไฟล์ PPT ซึ่งมีข้อมูลทั้งหมดในแฟ้มไบนารีเดียว ไฟล์ที่มีรูปแบบ PPTX จะถูกบันทึกเป็นการนำเสนอผลงานและไม่ได้เป็นการแสดงภาพนิ่งคนเดียวดังนั้นมันอาจจะดูและแก้ไขผ่านการเขียนซอฟต์แวร์ของตนซึ่งเป็น PowerPoint ซอฟแวร์นำเสนออื่น ๆ นอกจากนี้ยังอาจใช้ในการดูและจัดการไฟล์ PPT เช่น Kingsoftการนำเสนอและเปิดสำนักงาน ในการดูผ่านโปรแกรมอื่น ๆ ก็อาจจำเป็นต้องใช้ในการแปลงไฟล์ PPTX รูปแบบอื่น